在做申報單據(jù)前，首先應該明確幾個事情。

一般申報需要兩類文件,一是出口文件(出口報關單),二是進貨文件(進貨增值稅發(fā)票)。這兩個文件在實際申報中,原先是需要遞交給稅務機關的,目前已簡化到只需進貨發(fā)票。但是在申報錄入操作中,還是需要依照出口報關錄入出口信息。

申報的時機：一般需要滿足兩個條件，出口關單有信息和進貨發(fā)票有信息，出口信息由海關按月發(fā)送給稅務機關，所以出口之日起30天后，稅務機會才會有出口信息；進貨信息則是進貨發(fā)票認證45天后，稅務機關才會有進貨信息。所以出口日期45天左右才具備退稅申報條件。企業(yè)可以控制的就是報關之后，根據(jù)關單信息開據(jù)增值稅發(fā)票，并且盡快進行發(fā)票認證。

申報錄入前的準備工作：出口報關單/進貨發(fā)票/認證發(fā)票處理三方面的工作

報關單方面的工作：1、在關單右上角空白處，用鉛筆標上出口發(fā)票號； 2、按出口日期，在國家外管局網(wǎng)站上查詢出口日的人民幣的外匯牌價，標準格式是100美元=XXX.xx人民幣。用鉛筆標注在出口發(fā)票號下面；

進貨發(fā)票方面的工作：用鉛筆在進貨發(fā)票的空白處，標明出口發(fā)票號，并注明總張數(shù)和序號，標注格式可以為：17XXXXXX－4－1，2，3，4，其中17代表年份，XXXXXX代表出口發(fā)票號，4代表本單共有4張進貨發(fā)票，1，2，3，4分別代表這是本單第N張發(fā)票。如果本單只有一張進貨票，就是17XXXXXX－1－1。這樣標注的好處是，一看就知道這個出口單下共有幾張進貨發(fā)票，此為第幾張。

根據(jù)本人經(jīng)驗，把進貨發(fā)票用曲別針別在出口報關單上，這樣將來錄資料時，就算前后翻動申報文件，也不會把申報文件搞混亂。

建立開票企業(yè)記事本文件，有些企業(yè)裝備有發(fā)票認證設備，可以遠程認證，并下載認證發(fā)票信息包，有些企業(yè)沒有，做申報單據(jù)時，就要錄入認證發(fā)票信息。其中涉及到開票企業(yè)的納稅人識別號，為了便于操作，建議建立一個TXT的開票企業(yè)信息記事本文件，需要錄入某個企業(yè)的納稅人識別號時，復制，粘貼就可以完成，一是提高準確率，二是提高效率。

申報錄入第一步：確認所屬期:所屬期是指申報的是什么期間的出口業(yè)務

如,所屬期201707,可以申報2017年1至7月出口中的所有單據(jù),而8月出關的不能被申報。

有的人喜歡把申報月當做所屬期,這樣當然可以順利申報,那么問題來了,當2018年申報2017年12月的出口時,你能申報成201801或201802嗎？

答案肯定是不行的。因為跨越年度了。

所以，科學的方法是，按照出口報關單的日期，把出口業(yè)務分成不同的所屬期，比如201707申報的是2017年7月的出口業(yè)務，如果2017年7月一次沒有申報完所有業(yè)務，還可以做成7月二次繼續(xù)申報，如果還沒有申報完，可以繼續(xù)做成2017年7月三次…...這樣做的好處是，看到所屬期，你就可判斷是幾月報關出貨的業(yè)務。將來查找時，也有方向和范圍。

特別是年度末時，比如2018年1月或2月申報的是2017年11月和12月出口的單據(jù)時，不會產(chǎn)生所屬期概念上的混亂和困惑。即使在2018年做的申報單，也清楚的知道是在申報2017年的出口業(yè)務。

當然還有一種情況就是業(yè)務量較小的企業(yè)，兩個月或一個季度申報一次的企業(yè)，這種企業(yè)在做申報時，可以選擇201703申報2017年1月、2月和3月的出口業(yè)務，或是將前之前月份剩余的幾單并到本次的所屬期內(nèi)申報。比如在申報201707批次時，可以加上201705的N單和201706的M單合并在201707的批次中申報

申報錄入第二步：認證發(fā)票信息導入和認證發(fā)票信息處理

對于有認證設備的企業(yè),其認證信息結果可以從稅務系統(tǒng)里下載,這類企業(yè)的退稅申報人員有福了。可以將從稅務機關認證的發(fā)票信息導入到申報系統(tǒng)里。

在申報系統(tǒng)的向?qū)е姓业酵獠繑?shù)據(jù)采集里的認證發(fā)票信息讀入。讀入的文件是壓縮文件，是從認證發(fā)票的信息中下載的，此為壓縮包文件，千萬不要打開，以免破壞壓縮包。

很多企業(yè)沒有做這一步，而是將認證發(fā)票信息直接錄入進貨數(shù)據(jù)錄入中，雖然也能退稅申報，但是不屬于規(guī)范操作，這里不提倡。

另外，對于沒有認證設備的企業(yè),這類企業(yè)的退稅申報人員要辛苦一點了。只能手工將稅務機關認證的發(fā)票信息導入到申報系統(tǒng)里。

本人就是手工錄入發(fā)票信息的,在錄入發(fā)票的過程中,時常出現(xiàn)錄錯的問題,其中出錯最多的就是對方稅號。為了避免這種錯誤，可建立《開票企業(yè)信息記事本》,平時將開票企業(yè)的名稱和稅號錄在里面,這個工作開始做時比較累,但是日積月累后,使用起來比較方便了。錄到稅號時,只要復制和粘貼就可以準確的錄入信息。前提是你做的開票信息記事本沒有錯誤。

申報錄入第三步：出口明細申報數(shù)據(jù)錄入

出口明細錄入，就是將出口報關單的信息，錄入到申報系統(tǒng)里面。但是需要錄的信息，有一些是報關單上沒有的，比如匯率，這個就需要錄之前去外管局網(wǎng)站上查詢出口日的外匯牌價，系統(tǒng)默認的是100美元對應的人民幣價格，所以，要以百位錄入。如：686.75，如果在錄的過程中停下來去查匯率就會影響效率，所以建議提前查好，用鉛筆寫在出口日期旁邊。

關聯(lián)號的編排規(guī)則

很多新手不掌握正確的關聯(lián)號編排規(guī)則，導致申報數(shù)據(jù)無法生成，或是生成錯誤信息，所以在錄入出口明細時，重點講一下關聯(lián)號的編排規(guī)則。

關聯(lián)號由12位數(shù)字組成，比如：2017070101

2017=出口年份 07=所屬月份 01=批次 01=本批序號

比如，某公司7月出口10單，其中有6單符合申報條件，另有1單出口關單無信息，3單進項發(fā)票無信息無法申報，那么可以申報的6個報關的關聯(lián)號可以編為：2017070101，2017070102……到2017070106，這樣可以看出，批次號前10位在同一個批次里是不變的，只有后兩位按流水號遞增。(理論上一個批次從01到99，可以申報99張關單)。

余下的四個關單再次申報時的關聯(lián)號規(guī)則

2017070201，2017070202……2017070204

這次關聯(lián)號的編排中，2017依舊是代表出口年份，07代表所屬月份，02代表批次，01,02,03,04代表本批次的序號

出口明細審核認可：出口明細錄完后，選擇所有信息的審核認可.

申報錄入第四步：進貨明細申報數(shù)據(jù)錄入

因為我們做過認證發(fā)票信息處理，所以錄進貨信息時，我們只需要錄入增值稅發(fā)票右上角的8位編碼，相關的發(fā)票信息就會自動加載，我們只需要核對一下就可以?？梢曰剀嚧_認相關信息。如果沒有做認證發(fā)票信息處理，很多人要在這里一條一條的錄信息。而認證發(fā)票信息處理是可以發(fā)票認證后就進行錄入，不必在申報時才錄入。

認證發(fā)票信息處理，還可以解決兩張關單開據(jù)一份進貨發(fā)票的情況，在遇到這種情況時，按照關單數(shù)量分次錄入，如果你錄的數(shù)值不對，系統(tǒng)會提示你的數(shù)值不對，這時你可以仔細核對數(shù)量是否正確。如果你錄的正確，則不必理會系統(tǒng)提示。

在錄入進貨明細時，同樣要錄入關聯(lián)號。因為前面已經(jīng)很詳細的講過關聯(lián)號的編排規(guī)則，這時你再錄入關聯(lián)號時，應該就不出現(xiàn)心存疑惑的情況，可以放心大膽的錄入相關信息。

進貨明細中的序號就是進貨發(fā)票張數(shù)的流水號.

進貨明細審核認可：進貨明細錄完后，選擇所有信息的審核認可.

第五步 三項檢查

1、出口明細錄入完畢后做審核認可；

2、進貨明細錄入完畢后做審核認可；

3、以上審核做完后，就要做三項關聯(lián)檢查

1) 進貨出口數(shù)量關聯(lián)檢查；(表格空白為正常，如有數(shù)據(jù)顯示則查看對應數(shù)據(jù)，并進行修改。)

2) 換匯成本檢查；（合理下限為5.00，合理上限為8.00。也會有部分貨品的換回成本超出合理限制，一般換匯成本在3-9以內(nèi)的在退稅操作中是屬于可以跳過的。）

3) 申報數(shù)據(jù)一致性檢查；（一致性檢查顯示通過即可，如有問題查閱數(shù)據(jù)進行修改。）

三項檢查通過后，才可以進行下一步。如果三項檢查后出現(xiàn)錯誤提示，如果是數(shù)量數(shù)據(jù)錯誤的，要進行相關的修改；如果是換匯成本高的，需要在申報系統(tǒng)內(nèi)做情況說明的錄入。

第六步 確認明細申報數(shù)據(jù)

這一步?jīng)]有什么特別的，點一下“確認明細申報數(shù)據(jù)”就可以了。

第五步 退稅匯總表錄入及生成退稅申報數(shù)據(jù)

這一步要錄入申報的所屬期和批次，仔細核對后，點確認，并保存。

然后 點擊生成退稅申報數(shù)據(jù)，生成的壓縮包文件保存在桌面或指定文件夾，此壓縮包就是退稅申報系統(tǒng)用的文件，不可進行解壓也不要打開，否則會造成數(shù)據(jù)破壞。

第六步 預審

打開 國稅電子稅務局納稅人端，點開 退稅申報-辦稅區(qū)-退免稅預申報 進行預審，通過預審之后，就可以打印申報文件，做紙質(zhì)的申報文件。

第七步 正式申報-打印申報文件

如果電腦沒有連接打印機，或者連接的打印機不能打印A3紙張的話，建議保存為PDF格式，拿去專門的打印店打印。

所有紙質(zhì)文件做好后，在端納人端預審通過的申報文件可以轉(zhuǎn)為正式申報，然后去稅務大廳進行正式申報，在納稅人端做的轉(zhuǎn)正式申報的必須當天申報